Abwesenheiten

Mit den Abwesenheiten in Pulse erfasst und verwaltest du alle Arten von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub. Das System bietet einen durchgängigen Workflow von der Beantragung über die Genehmigung bis zur Verwaltung. Diese Seite erklärt dir die Funktionsweise, Rechte und typische Anwendungsfälle Schritt für Schritt.

Einführung: Was sind Abwesenheiten in Pulse?

Pulse bietet eine integrierte Abwesenheitsverwaltung, die dir hilft, alle Arten von Abwesenheiten zentral zu erfassen und zu verwalten.

Abwesenheiten sind Zeiträume, in denen Mitarbeitende nicht arbeiten (z. B. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub).
Jede Abwesenheit hat einen Abwesenheitstyp (z. B. „Urlaub”), der definiert, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt.
Abwesenheiten durchlaufen verschiedene Status: erstellt, bestätigt oder abgelehnt.

Vorteile:

Zentrale Übersicht über alle Abwesenheiten
Transparenter Genehmigungs-Workflow
Nachträgliche Bearbeitung möglich (solange noch nicht bestätigt)
Einsicht sowohl global als auch im Mitarbeiterprofil

Rechte & Rollen

Damit du Abwesenheiten nutzen kannst, müssen die passenden Rechte vergeben sein.

Berechtigungen im Detail

Recht „Abwesenheit lesen”: Erlaubt das Einsehen von Abwesenheiten anderer Mitarbeitenden. Ohne dieses Recht ist die Abwesenheitsübersicht nicht sichtbar. Eigene Abwesenheiten können der Mitarbeiter immer einsehen.
Recht „Abwesenheit erstellen”: Erlaubt das Anlegen neuer Abwesenheiten für andere Mitarbeitende (abhängig von der Rollenkonfiguration). Eigene Abwesenheiten können Mitarbeiter immer erstellen.
Recht „Abwesenheit bearbeiten”: Erlaubt das Anpassen von Start‑/Enddatum und Abwesenheitstyp (nur bei Status „erstellt”) für Abwesenheiten anderer Mitarbeitende. Seine eigenen erstellten Abwesenheiten, können Mitarbeitende immer anpassen.
Recht „Abwesenheit löschen”: Erlaubt das Löschen von Abwesenheiten (nur bei Status „erstellt”).
Recht „Abwesenheitsbestätigung erstellen”: Erlaubt das Bestätigen oder Ablehnen von Abwesenheiten.
Recht „Abwesenheitsbestätigung löschen”: Erlaubt das Zurücknehmen eigener Bestätigungen.

Abwesenheit erstellen

So erstellst du eine neue Abwesenheit:

Global in der Abwesenheitsübersicht

Klicke in der linken Navigation auf das Uhr‑Symbol, um zur Zeitwirtschaft zu gelangen.
Wähle den Tab „Abwesenheiten” aus.
Klicke auf „Abwesenheit erstellen”.
Fülle das Formular aus:
- Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter aus, für den die Abwesenheit angelegt werden soll.
- Abwesenheitstyp: Wähle den passenden Typ (z. B. „Urlaub”, „Krankheit”).
- Beginnt am: Wähle das erste Datum der Abwesenheit.
- Endet am: Wähle das letzte Datum der Abwesenheit (muss gleich oder nach dem Startdatum liegen).
Klicke auf Erstellen”.

Im Mitarbeiterprofil

Öffne das Mitarbeiterprofil des gewünschten Mitarbeiters.
Navigiere zum Tab „Zeitwirtschaft” → „Abwesenheiten”.
Klicke auf „Abwesenheit erstellen”.
Fülle das Formular aus (Abwesenheitstyp, Von, Bis).
Klicke auf „Erstellen”.

Übersicht: Abwesenheiten anzeigen

Du findest Abwesenheiten an zwei Stellen:

Globale Abwesenheitsübersicht

Über die linke Navigationsleiste gelangst du über den Button mit dem Uhr‑Symbol zur Übersichtsseite der Zeitwirtschaft. Dort findest du den Tab „Abwesenheiten”.

Hier werden alle Abwesenheiten angezeigt, auf die du Zugriff hast (abhängig von deinen Rechten).
Die Liste zeigt Mitarbeiter, Abwesenheitstyp, Start‑/Enddatum und den aktuellen Status.
Über das Drei‑Punkte‑Menü rechts in der Liste kannst du Aktionen ausführen (z. B. Bearbeiten, Löschen, Bestätigen, Ablehnen).

Im Mitarbeiterprofil

Neben der globalen Übersicht findest du Abwesenheiten auch direkt im Mitarbeiterprofil.

Öffne das Profil eines Mitarbeiters und navigiere zu „Zeitwirtschaft” → „Abwesenheiten”.
Die Tabelle funktioniert genauso wie in der globalen Ansicht – ist jedoch auf den ausgewählten Mitarbeiter beschränkt.

Abwesenheit bearbeiten

So bearbeitest du eine bestehende Abwesenheit:

Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit.
Wähle „Bearbeiten” aus.
Passe die gewünschten Felder an:
- Abwesenheitstyp
- Startdatum (Von)
- Enddatum (Bis)
Klicke auf „Speichern”.

Abwesenheit löschen

So löschst du eine Abwesenheit:

Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit und wähle „Bearbeiten” aus.
Klicke im neuen Fenster unten links auf „Abwesenheit entfernen”.

Abwesenheiten bestätigen & Genehmigungs-Workflow

Abwesenheiten müssen bestätigt werden, bevor sie als genehmigt gelten. Mit dem entsprechenden Recht kannst du Abwesenheiten bestätigen, ablehnen oder Bestätigungen zurücknehmen.

Abwesenheit bestätigen

Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit mit Status „erstellt”.
Wähle „Bestätigen” aus.
Die Abwesenheit erhält deine Bestätigung.

Abwesenheit ablehnen

Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit mit Status „erstellt”.
Wähle „Ablehnen” aus.
Die Abwesenheit wechselt sofort in den Status „abgelehnt” und ist für die weitere Bearbeitung gesperrt.

Bestätigung zurücknehmen

Wenn du eine Abwesenheit bereits bestätigt oder abgelehnt hast, kannst du deine eigene Bestätigung zurücknehmen:

Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der bestätigten/abgelehnten Abwesenheit.
Wähle „Status zurücksetzen” aus.
Die Abwesenheit wechselt zurück in den Status „erstellt” und kann wieder bearbeitet oder gelöscht werden.

Mehrfachbestätigungen

Für bestimmte Abwesenheitstypen kann eine Mehrfachbestätigung erforderlich sein (z. B. zwei Bestätigungen von verschiedenen Personen).

Eine Abwesenheit mit erforderlicher Mehrfachbestätigung bleibt im Status „erstellt”, bis alle erforderlichen Bestätigungen vorliegen.
Erst wenn die letzte erforderliche Bestätigung abgegeben wurde, wechselt die Abwesenheit automatisch in den Status „bestätigt”.
Sobald eine Person ablehnt, wechselt die Abwesenheit sofort in den Status „abgelehnt” – unabhängig davon, wie viele Bestätigungen noch fehlen.

Status einer Abwesenheit

Jede Abwesenheit durchläuft verschiedene Status:

Erstellt: Die Abwesenheit wurde angelegt, aber noch nicht bestätigt. Sie kann bearbeitet und gelöscht werden.
Bestätigt: Die Abwesenheit wurde durch eine berechtigte Person genehmigt. Sie ist für die Bearbeitung gesperrt.
Abgelehnt: Die Abwesenheit wurde durch eine berechtigte Person abgelehnt. Sie ist für die Bearbeitung gesperrt.

Abwesenheitstypen

Abwesenheitstypen definieren, welche Art von Abwesenheit erfasst wird (z. B. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub).

Abwesenheitstypen werden zentral unter Account‑Einstellungen → Zeitwirtschaft → Abwesenheitstypen verwaltet.
Beim Erstellen einer Abwesenheit kannst du einen der aktiven Typen auswählen.
Weitere Informationen findest du im Guide „Abwesenheitstypen”.

Häufige Anwendungsfälle & Tipps

Urlaubsantrag stellen: Erstelle eine Abwesenheit mit dem Typ „Urlaub” und dem gewünschten Zeitraum. Eine berechtigte Person kann diese dann bestätigen.
Krankheit melden: Erstelle eine Abwesenheit mit dem Typ „Krankheit”. Bei Bedarf kann diese später angepasst werden (z. B. Verlängerung des Enddatums).
Abwesenheit korrigieren: Bearbeite die Abwesenheit, solange sie den Status „erstellt” hat. Falls bereits bestätigt, muss die Bestätigung zuerst zurückgenommen werden.
Abwesenheiten überprüfen: Nutze die globale Übersicht, um alle Abwesenheiten deines Teams zu sehen und zu verwalten.
Bestätigungen verwalten: Bestätige oder lehne Abwesenheiten ab, um den Genehmigungsprozess abzuschließen.

Sicherheit & Verantwortlichkeiten

Abwesenheiten werden technisch korrekt mit den angegebenen Daten erstellt.
Die inhaltliche Richtigkeit (z. B. korrekter Zeitraum, passender Typ) liegt bei dir als Nutzer bzw. bei deinem Admin.
Rollen & Rechte können von euren Admins in Account‑Einstellungen → Organisation → Rollen verwaltet werden.
Bestätigte Abwesenheiten sind gesperrt, um nachträgliche Änderungen zu verhindern – dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit des Genehmigungsprozesses.

FAQ

Warum kann ich keine Abwesenheiten sehen?
Dir fehlt vermutlich das Recht „Abwesenheit lesen”. Bitte wende dich an eure Admins, damit sie dir die entsprechende Rolle zuweisen.

Warum kann ich keine Abwesenheiten erstellen?
Dir fehlt vermutlich das Recht „Abwesenheit erstellen”. Bitte wende dich an eure Admins.

Warum kann ich eine Abwesenheit nicht bearbeiten oder löschen?
Entweder fehlt dir das entsprechende Recht („Abwesenheit bearbeiten” oder „Abwesenheit löschen”), oder die Abwesenheit hat bereits den Status „bestätigt” oder „abgelehnt”. In letzterem Fall muss die Bestätigung zuerst zurückgenommen werden.

Kann ich mehrere Abwesenheiten gleichzeitig erstellen?
Aktuell muss jede Abwesenheit einzeln erstellt werden. Du kannst jedoch mehrere Abwesenheiten nacheinander anlegen.

Was passiert, wenn eine Abwesenheit bestätigt ist?
Die Abwesenheit ist dann für die Bearbeitung gesperrt und kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Nur die bestätigende Person kann die Bestätigung zurücknehmen.

Wer darf Abwesenheiten bestätigen?
Das hängt von euren Rollen/Berechtigungen ab. Normalerweise wird das Recht „Abwesenheitsbestätigung erstellen” Vorgesetzten, Team‑Leads oder HR‑Verantwortlichen zugewiesen.

Kann ich sehen, wer eine Abwesenheit bestätigt hat?
Aktuell wird die Bestätigung im System erfasst, aber die Person ist nicht direkt in der Übersicht sichtbar. Diese Information kann über die API abgerufen werden.

Warum sehe ich keine Abwesenheitstypen?
Es wurden vermutlich noch keine Abwesenheitstypen angelegt oder alle vorhandenen Typen sind inaktiv. Bitte lasse von euren Admins Abwesenheitstypen unter Account‑Einstellungen → Zeitwirtschaft → Abwesenheitstypen anlegen und aktivieren.