Abwesenheiten

Mit den Abwesenheiten in Pulse erfasst und verwaltest du alle Arten von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub. Das System bietet einen durchgängigen Workflow von der Beantragung über die Genehmigung bis zur Verwaltung. Diese Seite erklärt dir die Funktionsweise, Rechte und typische Anwendungsfälle Schritt für Schritt.

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Einführung: Was sind Abwesenheiten in Pulse?

Pulse bietet eine integrierte Abwesenheitsverwaltung, die dir hilft, alle Arten von Abwesenheiten zentral zu erfassen und zu verwalten.

• Abwesenheiten sind Zeiträume, in denen Mitarbeitende nicht arbeiten (z. B. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub).
• Jede Abwesenheit hat einen Abwesenheitstyp (z. B. „Urlaub”), der definiert, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt.
• Abwesenheiten durchlaufen verschiedene Status: erstellt, bestätigt oder abgelehnt.

Vorteile:

• Zentrale Übersicht über alle Abwesenheiten
• Transparenter Genehmigungs-Workflow
• Nachträgliche Bearbeitung möglich (solange noch nicht bestätigt)
• Einsicht sowohl global als auch im Mitarbeiterprofil

Hinweis

Abwesenheiten werden immer mit dem Status „erstellt” angelegt. Erst durch eine Bestätigung wechselt der Status zu „bestätigt” oder „abgelehnt”. Bestätigte oder abgelehnte Abwesenheiten können nicht mehr bearbeitet werden, bis die Bestätigung zurückgenommen wurde.

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Rechte & Rollen

Damit du Abwesenheiten nutzen kannst, müssen die passenden Rechte vergeben sein.

Berechtigungen im Detail

• Recht „Abwesenheit lesen”: Erlaubt das Einsehen von Abwesenheiten anderer Mitarbeitenden. Ohne dieses Recht ist die Abwesenheitsübersicht nicht sichtbar. Eigene Abwesenheiten können der Mitarbeiter immer einsehen.
• Recht „Abwesenheit erstellen”: Erlaubt das Anlegen neuer Abwesenheiten für andere Mitarbeitende (abhängig von der Rollenkonfiguration). Eigene Abwesenheiten können Mitarbeiter immer erstellen.
• Recht „Abwesenheit bearbeiten”: Erlaubt das Anpassen von Start‑/Enddatum und Abwesenheitstyp (nur bei Status „erstellt”) für Abwesenheiten anderer Mitarbeitende. Seine eigenen erstellten Abwesenheiten, können Mitarbeitende immer anpassen.
• Recht „Abwesenheit löschen”: Erlaubt das Löschen von Abwesenheiten (nur bei Status „erstellt”).
• Recht „Abwesenheitsbestätigung erstellen”: Erlaubt das Bestätigen oder Ablehnen von Abwesenheiten.
• Recht „Abwesenheitsbestätigung löschen”: Erlaubt das Zurücknehmen eigener Bestätigungen.

Tipp

Rechte werden in Pulse über Rollen gesteuert und können in den Account‑Einstellungen → Organisation → Rollen konfiguriert werden. Du kannst Rechte sowohl auf Account‑Ebene als auch auf Team‑Ebene vergeben.

Hinweis

Mitarbeitende können immer ihre eigenen Abwesenheiten erstellen, sehen und bearbeiten (solange sie unbestätigt sind). Für das Einsehen, Bearbeiten oder Löschen von Abwesenheiten anderer Mitarbeitende sind erweiterte Rechte auf Account‑ oder Team‑Ebene erforderlich.

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Abwesenheit erstellen

So erstellst du eine neue Abwesenheit:

Global in der Abwesenheitsübersicht

1. Klicke in der linken Navigation auf das Uhr‑Symbol, um zur Zeitwirtschaft zu gelangen.
2. Wähle den Tab „Abwesenheiten” aus.
3. Klicke auf „Abwesenheit erstellen”.
4. Fülle das Formular aus:
   • Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter aus, für den die Abwesenheit angelegt werden soll.
   • Abwesenheitstyp: Wähle den passenden Typ (z. B. „Urlaub”, „Krankheit”).
   • Beginnt am: Wähle das erste Datum der Abwesenheit.
   • Endet am: Wähle das letzte Datum der Abwesenheit (muss gleich oder nach dem Startdatum liegen).
5. Klicke auf Erstellen”.

Im Mitarbeiterprofil

1. Öffne das Mitarbeiterprofil des gewünschten Mitarbeiters.
2. Navigiere zum Tab „Zeitwirtschaft” → „Abwesenheiten”.
3. Klicke auf „Abwesenheit erstellen”.
4. Fülle das Formular aus (Abwesenheitstyp, Von, Bis).
5. Klicke auf „Erstellen”.

Hinweis

Die neu erstellte Abwesenheit erhält automatisch den Status „erstellt” und erscheint in der Liste. Sie kann nun bearbeitet oder durch Berechtigte bestätigt bzw. abgelehnt werden.

Achtung

Du kannst nur dann Abwesenheiten für andere Mitarbeitende erstellen, wenn du das Recht „Abwesenheit erstellen” für diese Mitarbeitenden (über Account‑ oder Team‑Ebene) besitzt.

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Übersicht: Abwesenheiten anzeigen

Du findest Abwesenheiten an zwei Stellen:

Globale Abwesenheitsübersicht

Über die linke Navigationsleiste gelangst du über den Button mit dem Uhr‑Symbol zur Übersichtsseite der Zeitwirtschaft. Dort findest du den Tab „Abwesenheiten”.

• Hier werden alle Abwesenheiten angezeigt, auf die du Zugriff hast (abhängig von deinen Rechten).
• Die Liste zeigt Mitarbeiter, Abwesenheitstyp, Start‑/Enddatum und den aktuellen Status.
• Über das Drei‑Punkte‑Menü rechts in der Liste kannst du Aktionen ausführen (z. B. Bearbeiten, Löschen, Bestätigen, Ablehnen).

Im Mitarbeiterprofil

Neben der globalen Übersicht findest du Abwesenheiten auch direkt im Mitarbeiterprofil.

• Öffne das Profil eines Mitarbeiters und navigiere zu „Zeitwirtschaft” → „Abwesenheiten”.
• Die Tabelle funktioniert genauso wie in der globalen Ansicht – ist jedoch auf den ausgewählten Mitarbeiter beschränkt.

Tipp

Nutze das Mitarbeiterprofil, wenn du gezielt die Abwesenheiten einer einzelnen Person prüfen oder anpassen möchtest – ohne in die globale Übersicht zu wechseln.

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Abwesenheit bearbeiten

So bearbeitest du eine bestehende Abwesenheit:

1. Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
2. Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit.
3. Wähle „Bearbeiten” aus.
4. Passe die gewünschten Felder an:
   • Abwesenheitstyp
   • Startdatum (Von)
   • Enddatum (Bis)
5. Klicke auf „Speichern”.

Achtung

Abwesenheiten können nur bearbeitet werden, wenn sie den Status „erstellt” haben. Bestätigte oder abgelehnte Abwesenheiten müssen erst auf den Status „erstellt” zurückgesetzt werden, um bearbeitet werden zu können. (siehe unten).

Hinweis

Das Bearbeiten von Abwesenheiten setzt das Recht „Abwesenheit bearbeiten” voraus. Je nach Rollenkonfiguration kann die Funktion ausgeblendet oder schreibgeschützt sein.

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Abwesenheit löschen

So löschst du eine Abwesenheit:

1. Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
2. Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit und wähle „Bearbeiten” aus.
3. Klicke im neuen Fenster unten links auf „Abwesenheit entfernen”.

Achtung

Abwesenheiten können nur gelöscht werden, wenn sie den Status „erstellt” haben. Bestätigte oder abgelehnte Abwesenheiten sind gesperrt und müssen zuerst zurückgesetzt werden.

Hinweis

Das Löschen von Abwesenheiten setzt das Recht „Abwesenheit löschen” voraus.

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Abwesenheiten bestätigen & Genehmigungs-Workflow

Abwesenheiten müssen bestätigt werden, bevor sie als genehmigt gelten. Mit dem entsprechenden Recht kannst du Abwesenheiten bestätigen, ablehnen oder Bestätigungen zurücknehmen.

Abwesenheit bestätigen

1. Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
2. Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit mit Status „erstellt”.
3. Wähle „Bestätigen” aus.
4. Die Abwesenheit erhält deine Bestätigung.

Abwesenheit ablehnen

1. Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
2. Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der Abwesenheit mit Status „erstellt”.
3. Wähle „Ablehnen” aus.
4. Die Abwesenheit wechselt sofort in den Status „abgelehnt” und ist für die weitere Bearbeitung gesperrt.

Bestätigung zurücknehmen

Wenn du eine Abwesenheit bereits bestätigt oder abgelehnt hast, kannst du deine eigene Bestätigung zurücknehmen:

1. Öffne die Abwesenheitsübersicht (global oder im Mitarbeiterprofil).
2. Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts neben der bestätigten/abgelehnten Abwesenheit.
3. Wähle „Status zurücksetzen” aus.
4. Die Abwesenheit wechselt zurück in den Status „erstellt” und kann wieder bearbeitet oder gelöscht werden.

Mehrfachbestätigungen

Für bestimmte Abwesenheitstypen kann eine Mehrfachbestätigung erforderlich sein (z. B. zwei Bestätigungen von verschiedenen Personen).

• Eine Abwesenheit mit erforderlicher Mehrfachbestätigung bleibt im Status „erstellt”, bis alle erforderlichen Bestätigungen vorliegen.
• Erst wenn die letzte erforderliche Bestätigung abgegeben wurde, wechselt die Abwesenheit automatisch in den Status „bestätigt”.
• Sobald eine Person ablehnt, wechselt die Abwesenheit sofort in den Status „abgelehnt” – unabhängig davon, wie viele Bestätigungen noch fehlen.

Hinweis

Die Anzahl der erforderlichen Bestätigungen wird pro Abwesenheitstyp festgelegt. Du kannst diese Einstellung unter Account‑Einstellungen → Zeitwirtschaft → Abwesenheitstypen beim jeweiligen Typ konfigurieren.

Tipp

Du kannst nur deine eigene Bestätigung zurücknehmen. Andere Bestätigungen müssen von den jeweiligen Personen selbst zurückgenommen werden.

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Status einer Abwesenheit

Jede Abwesenheit durchläuft verschiedene Status:

• Erstellt: Die Abwesenheit wurde angelegt, aber noch nicht bestätigt. Sie kann bearbeitet und gelöscht werden.
• Bestätigt: Die Abwesenheit wurde durch eine berechtigte Person genehmigt. Sie ist für die Bearbeitung gesperrt.
• Abgelehnt: Die Abwesenheit wurde durch eine berechtigte Person abgelehnt. Sie ist für die Bearbeitung gesperrt.

Hinweis

Bestätigte oder abgelehnte Abwesenheiten können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, bis alle Bestätigungen zurückgenommen wurden.

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Abwesenheitstypen

Abwesenheitstypen definieren, welche Art von Abwesenheit erfasst wird (z. B. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub).

• Abwesenheitstypen werden zentral unter Account‑Einstellungen → Zeitwirtschaft → Abwesenheitstypen verwaltet.
• Beim Erstellen einer Abwesenheit kannst du einen der aktiven Typen auswählen.
• Weitere Informationen findest du im Guide „Abwesenheitstypen”.

Tipp

Stelle sicher, dass passende Abwesenheitstypen angelegt und aktiviert sind, bevor du Abwesenheiten erstellst.

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Häufige Anwendungsfälle & Tipps

• Urlaubsantrag stellen: Erstelle eine Abwesenheit mit dem Typ „Urlaub” und dem gewünschten Zeitraum. Eine berechtigte Person kann diese dann bestätigen.
• Krankheit melden: Erstelle eine Abwesenheit mit dem Typ „Krankheit”. Bei Bedarf kann diese später angepasst werden (z. B. Verlängerung des Enddatums).
• Abwesenheit korrigieren: Bearbeite die Abwesenheit, solange sie den Status „erstellt” hat. Falls bereits bestätigt, muss die Bestätigung zuerst zurückgenommen werden.
• Abwesenheiten überprüfen: Nutze die globale Übersicht, um alle Abwesenheiten deines Teams zu sehen und zu verwalten.
• Bestätigungen verwalten: Bestätige oder lehne Abwesenheiten ab, um den Genehmigungsprozess abzuschließen.

Tipp

Prüfe regelmäßig die Abwesenheitsübersicht – so behältst du den Überblick über anstehende und genehmigte Abwesenheiten in deinem Team.

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Sicherheit & Verantwortlichkeiten

• Abwesenheiten werden technisch korrekt mit den angegebenen Daten erstellt.
• Die inhaltliche Richtigkeit (z. B. korrekter Zeitraum, passender Typ) liegt bei dir als Nutzer bzw. bei deinem Admin.
• Rollen & Rechte können von euren Admins in Account‑Einstellungen → Organisation → Rollen verwaltet werden.
• Bestätigte Abwesenheiten sind gesperrt, um nachträgliche Änderungen zu verhindern – dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit des Genehmigungsprozesses.

Achtung

Achte darauf, dass nur berechtigte Personen Abwesenheiten bestätigen oder ablehnen dürfen. Die Rollenkonfiguration sollte entsprechend restriktiv gestaltet sein.

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FAQ

Warum kann ich keine Abwesenheiten sehen?
Dir fehlt vermutlich das Recht „Abwesenheit lesen”. Bitte wende dich an eure Admins, damit sie dir die entsprechende Rolle zuweisen.

Warum kann ich keine Abwesenheiten erstellen?
Dir fehlt vermutlich das Recht „Abwesenheit erstellen”. Bitte wende dich an eure Admins.

Warum kann ich eine Abwesenheit nicht bearbeiten oder löschen?
Entweder fehlt dir das entsprechende Recht („Abwesenheit bearbeiten” oder „Abwesenheit löschen”), oder die Abwesenheit hat bereits den Status „bestätigt” oder „abgelehnt”. In letzterem Fall muss die Bestätigung zuerst zurückgenommen werden.

Kann ich mehrere Abwesenheiten gleichzeitig erstellen?
Aktuell muss jede Abwesenheit einzeln erstellt werden. Du kannst jedoch mehrere Abwesenheiten nacheinander anlegen.

Was passiert, wenn eine Abwesenheit bestätigt ist?
Die Abwesenheit ist dann für die Bearbeitung gesperrt und kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Nur die bestätigende Person kann die Bestätigung zurücknehmen.

Wer darf Abwesenheiten bestätigen?
Das hängt von euren Rollen/Berechtigungen ab. Normalerweise wird das Recht „Abwesenheitsbestätigung erstellen” Vorgesetzten, Team‑Leads oder HR‑Verantwortlichen zugewiesen.

Kann ich sehen, wer eine Abwesenheit bestätigt hat?
Aktuell wird die Bestätigung im System erfasst, aber die Person ist nicht direkt in der Übersicht sichtbar. Diese Information kann über die API abgerufen werden.

Warum sehe ich keine Abwesenheitstypen?
Es wurden vermutlich noch keine Abwesenheitstypen angelegt oder alle vorhandenen Typen sind inaktiv. Bitte lasse von euren Admins Abwesenheitstypen unter Account‑Einstellungen → Zeitwirtschaft → Abwesenheitstypen anlegen und aktivieren.